Informacje na temat działania wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości

  1. Czym jest whistleblowing?

Termin „whistleblowing” odnosi się do procedury zgłaszania wszelkich niezgodnych z prawem lub podejrzewanych o niezgodność z prawem działań lub zaniechań lub innych naruszeń w związku z działalnością pracodawcy.

Polsat Jimjam Limited z siedzibą w Londynie, Anglii pod adresem 33 Broadwick Street, Soho, London, W1F 0DQ, wpisana do brytyjskiego rejestru spółek po numerem 07333152, zwana dalej „Spółką”, zobowiązuje się do prowadzenia swojej działalności w sposób etyczny i zgodny z obowiązującym prawem. Aby osiągnąć ten cel, Spółka prowadzi wewnętrzny system zgłaszania naruszeń który jest zgodny z zasadami wynikającymi z projektu Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa opublikowanym dnia 1 sierpnia 2023 roku na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji. Celem funkcjonowania wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń jest zapewnienie, że Spółka jako pracodawca gwarantuje możliwość zgłaszania nieprawidłowości lub naruszeń przy jednoczesnej ochronie sygnalisty.

W niniejszej procedurze Spółka informuje osoby zgłaszające naruszenia oraz innych uczestników procesu zgłaszania naruszeń o istniejącej procedurze oraz o podstawowych prawach i obowiązkach uczestników („Procedura”).

  1. Co można zgłosić?

Wewnętrzny system powiadamiania o nieprawidłowościach umożliwia zgłaszanie informacji o niezgodnych z prawem lub podejrzewanych o niezgodność z prawem działaniach lub zaniechaniach lub innych formach naruszeń (np. wątpliwości finansowe i audytowe, korupcja, oszustwa, oznaki niewłaściwego postępowania zawodowego lub nękania, dyskryminacja). Zgłoszenie może również zawierać zalecenia.

 

  1. Kto może dokonać zgłoszenia?

Następujące osoby mogą dokonać zgłoszenia w wewnętrznym systemie zgłaszania naruszeń:

  1. pracownik Spółki;
  2. pracownik tymczasowy Spółki;
  3. osoba świadcząca pracę dla Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy;
  4. osoba samozatrudniona, indywidualna firma, jeśli pozostaje w stosunku umownym ze Spółką;
  5. osoba posiadająca udział własnościowy w Spółce;
  6. osoba będąca członkiem organu zarządzającego lub nadzorczego Spółki a także prokurent;
  7. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Spółki, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  8. stażyści, wolontariusze i praktykanci pracujący dla Spółki;
  9. osoba, która chce nawiązać stosunek pracy ze Spółką i wobec której wszczęto procedurę nawiązania takiego stosunku;
  10. osoba, której stosunek prawny ze Spółką został rozwiązany.

 

  1. Gdzie mogę dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie w sposób i za pośrednictwem kanałów określonych poniżej. Zgłoszenia wobec Spółki mogą być dokonywane:

  1. osobiście w siedzibie Spółki osobie wyznaczonej do tego celu;
  2. pocztą na adres Spółki: 33 Broadwick Street, Soho, London, England, W1F 0DQ;
  3. pocztą elektroniczną na adres e-mail: [whistleblowing.ce@amcnetworks.com];
  4. za pomocą formularza dostępnego pod następującym linkiem: https://app.convercent.com/pl-pl/Anonymous/IssueIntake/LandingPage/211ec64e-b723-ec11-a985-000d3ab9f062

 

 

  1. Czy mogę dokonać anonimowego zgłoszenia?

Tak, zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo, ale w przypadku anonimowego zgłoszenia strona zgłaszająca musi wziąć pod uwagę, że Spółka nie przekaże stronie zgłaszającej żadnych informacji na temat procedury w przypadku braku danych kontaktowych oraz że dochodzenie w sprawie anonimowego zgłoszenia może zostać umorzone.

  1. Badanie zgłoszeń

W ciągu 7 (siedmiu) dni od otrzymania pisemnego zgłoszenia dokonanego w wewnętrznym systemie zgłaszania naruszeń Spółka prześle zgłaszającemu potwierdzenie zgłoszenia. W ramach potwierdzenia Spółka przekaże zgłaszającemu ogólne informacje na temat procedur i zasad przetwarzania danych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa, w tym w szczególności Ustawą o ochronie danych osobowych.

Spółka zbada otrzymane zgłoszenie tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż 30 (trzydzieści) dni od daty otrzymania zgłoszenia. Termin ten może zostać przedłużony w należycie uzasadnionych przypadkach, o czym zgłaszający zostanie poinformowany w tym samym czasie. W takim przypadku zgłaszający zostanie poinformowany przez Spółkę o przewidywanym terminie rozpatrzenia sprawy oraz o przyczynach przedłużenia terminu rozpatrzenia sprawy. Termin rozpatrzenia zgłoszenia i poinformowania zgłaszającego nie może przekroczyć 3 (trzech) miesięcy w przypadku przedłużenia.

Podczas badania zgłoszenia osoba wyznaczona do tego celu w Spółce będzie utrzymywać kontakt ze stroną zgłaszającą i może wezwać stronę zgłaszającą do uzupełnienia lub wyjaśnienia zgłoszenia, wyjaśnienia faktów i dostarczenia dodatkowych informacji.

W trakcie rozpatrywania zgłoszenia Spółka oceni prawidłowość okoliczności wskazanych w skardze i podejmie takie środki, jakie uzna za stosowne w celu zaradzenia naruszeniom, zgodnie mającymi zastosowanie przepisami prawa.

Jeśli zgłoszenie narusza jakiekolwiek wewnętrzne zasady Spółki (np. Kodeks postępowania w biznesie lub Kodeks etyki), Spółka może podjąć działania przeciwko danemu pracownikowi po ustaleniu, że zgłoszenie jest uzasadnione.

W przypadku, gdy zgłoszenie wzbudzi również podejrzenie popełnienia czynu zabronionego, Spółka może podjąć decyzję o złożeniu do właściwych organów państwa doniesienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.

Spółka może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia, jeżeli:

  1. zgłoszenie zostało dokonane przez niezidentyfikowaną stronę zgłaszającą;
  2. zgłoszenie nie zostało dokonane przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia zgodnie z definicją zawartą w punkcie 3 niniejszej procedury;
  3. zgłoszenie jest powtórnym zgłoszeniem dokonanym przez tę samą osobę zgłaszającą i zawiera tę samą treść, co poprzednie zgłoszenie;
  4. szkoda dla interesu publicznego lub nadrzędnego interesu prywatnego nie byłaby proporcjonalna do ograniczenia praw osoby fizycznej lub prawnej, której dotyczy zgłoszenie, wynikającego z rozpatrzenia zgłoszenia.

Spółka poinformuje na piśmie stronę zgłaszającą o rozpatrzeniu zgłoszenia lub o decyzji o odstąpieniu od rozpatrzenia zgłoszenia, powodach podjęcia decyzji o odstąpieniu od rozpatrzenia zgłoszenia, wynikach rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjętych lub planowanych środkach.

  1. Jakiego rodzaju ochrona przysługuje sygnalistom?

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

W trakcie postępowania wyjaśniającego Spółka jest zobowiązana do zapewnienia, aby osoba zgłaszająca naruszenie nie poniosła żadnych negatywnych konsekwencji w związku ze swoim zgłoszeniem.

Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za zgodne z prawem dokonanie zgłoszenia, jeżeli miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja dotyczy interesu publicznego i jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

W przypadku, gdy sygnalista ujawnia w swoim zgłoszeniu informacje objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, nie popełnia on naruszenia poufności, jeżeli miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia okoliczności sprawy, której dotyczy.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie, ma prawo do wyrażenia swoich poglądów i przedstawienia dowodów w ramach uczciwego przesłuchania, w tym poprzez reprezentację prawną.

Wszelkie działania na szkodę sygnalisty, które zostały podjęte w wyniku zgodnego z prawem złożenia zgłoszenia i które zostały podjęte w związku ze stosunkiem prawnym lub powiązaniem z pracodawcą, zostaną uznane za niezgodne z prawem, nawet jeśli w innym przypadku byłyby zgodne z prawem. Takie niekorzystne działania obejmują w szczególności zwolnienie sygnalisty, dyskryminację lub wszelkie sankcje wynikające z prawa pracy.

 

W razie sporu na Spółce spoczywa ciężar dowodu, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie jest działaniem odwetowym.

 

Jeżeli zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z prawem, sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za uzyskanie lub dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu, chyba że popełnił przestępstwo, uzyskując lub mając dostęp do tych informacji. Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za zgodne z prawem dokonanie zgłoszenia, jeżeli miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia okoliczności, których dotyczy zgłoszenie.

 

Zawiadomienie jest zgodne z prawem, jeśli:

  1. sygnalista dokonał zgłoszenia zgodnie z zasadami określonymi w mających zastosowanie przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz niniejszej Procedurze;
  2. sygnalista uzyskał zgłoszone informacje o okolicznościach, których dotyczy zgłoszenie, w kontekście swoich działań związanych z zatrudnieniem; oraz
  3. sygnalista miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszone informacje dotyczące okoliczności, których dotyczy zgłoszenie, były prawdziwe w momencie zgłoszenia.

Następujące osoby są również chronione w taki sam sposób jak sygnalista:

  1. osoba, która pomaga zgłaszającemu, który dokonał zgodnego z prawem zgłoszenia, w dokonaniu zgłoszenia;
  2. osoba spokrewniona z podlegającym ochronie sygnalistą, w szczególności współpracownik lub członek rodziny sygnalisty, który może podlegać działaniom odwetowym.

 

  1. W jaki sposób Spółka przetwarza dane osobowe podczas procedury?

W ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń dane osobowe zgłaszającego, osoby, której zachowanie lub zaniechanie stało się przyczyną zgłoszenia oraz osoby, która może posiadać istotne informacje o faktach związanych ze zgłoszeniem, będą przetwarzane przez Spółkę wyłącznie w celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz naprawienia lub powstrzymania zachowania będącego przedmiotem zgłoszenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, zgodnie z RODO* i innymi właściwymi przepisami prawa. Wszelkie inne dane osobowe zostaną niezwłocznie usunięte przez Spółkę.

Dane osobowe sygnalisty – z wyjątkiem danych sygnalisty, który przekazał informacje ewidentnie nieprawdziwe lub niezgodne z prawdą – mogą zostać ujawnione wyłącznie podmiotowi lub organowi publicznemu właściwemu do prowadzenia postępowania wszczętego na podstawie zgłoszenia, jeżeli taki podmiot lub organ publiczny jest uprawniony do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa lub jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swoich danych. Dane osobowe zgłaszającego nie będą ujawniane bez jego wyraźnej zgody.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy osoby fizycznej, Spółka nie ujawnia danych osobowych zgłaszającego osobie żądającej informacji w ramach wykonywania prawa do informacji i dostępu na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

Dane przetwarzane w ramach wewnętrznej procedury informowania o nieprawidłowościach mogą być przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej tylko wtedy, gdy odbiorca przekazu podjął prawne zobowiązanie do przestrzegania zasad dotyczących informowania o nieprawidłowościach określonych w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i z zastrzeżeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Spółka zaprojektuje swoją wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości w taki sposób, aby dane osobowe zgłaszającego, który ujawnia swoją tożsamość, oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, nie mogły zostać ujawnione nikomu poza osobami upoważnionymi. Do czasu zakończenia dochodzenia lub wszczęcia formalnego postępowania w wyniku dochodzenia, osoby prowadzące dochodzenie w sprawie zgłoszenia mogą udostępniać informacje o treści zgłoszenia i osobie, której dotyczy zgłoszenie, oprócz informowania osoby, której dotyczy zgłoszenie, innym działom lub pracownikom pracodawcy w zakresie ściśle niezbędnym do prowadzenia dochodzenia.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych, w szczególności jego cel, podstawa prawna, osoby uprawnione do dostępu, czas trwania przetwarzania danych oraz prawa osób, których dane dotyczą, można znaleźć w Informacji o ochronie danych osobowych.

  1. Zmiana procedury

Po wejściu w życie w Polsce ustawy implementującej Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii niniejsza procedura zostanie do niej dostosowana.

***

30.11.2023

 

 

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE